働き方

【稟議書が通らない人必見】稟議を通す5つのポイント

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いつも決裁の時に突っ込まれて、タジタジになっている人を良く見ます。

これで大丈夫!と思っているのかは不明ですが、結果的に詰めが甘く、決裁者に突っ込まれ質問に何も返せなくてなかなか決裁が通らない人。

今回はそんな方の為に私が経験した通る決裁書に関して承認を得るポイントを5つにまとめてみましたので、参考にしていただければ幸いです。

稟議とは

先ず稟議書とは、高額な物品の購入や広告費、人材採用などの際に上司に許可を得るためのものです。

決裁ルートや仕様など、会社によって異なると思いますが、事案が失敗するとそれによって損失が発生するので、それを防ぐ為に上司が複数人でチェックするというモノです。

当然、上司はシビアに稟議書をチェックします。

稟議が通らなければ、その後の仕事の予定が大きく狂うことになるので、素早く確実に稟議書を通せるようにならないと、仕事をスムーズに進める事が出来ず成果も挙げられません。

なので稟議書はスムーズに承認を得られるようにコツを掴んでいきましょう。

比較対象を付ける

なぜそれを選択したのか分かるように比較対象を付ける事で決裁者にもそれが伝えられる事が出来て判断をしやすくなります。

実施する事ひとつだけ記載しても決裁者は本当にそれが良いのかわからない為に判断ができません。

稟議書で大切なのは決裁者に「?」を与えないように添付書類でも良いので比較対象を付け加えることで「?」を回避します。

ベネフィット(恩恵)を付ける

その事案を行う事でどんな恩恵が得られるのかを明確にする必要があります。

稟議書の一番大切要素です。

・その広告を行う事でどれだけ売上に貢献できるのか。

・それを導入する事で何がどれだけ改善されるのか。

単純な販売数とかだけではなくLTV(ライフタイムバリュー)なども考慮してどれだけ貢献出来るのかを算出します。

この時に大切なのは具体的な過去の事例を基に想定を立てる事。

上司も馬鹿ではないので、リアルな数字でなければ不信感を抱き、信憑性がなくなりかえって通りにくくなります。

考えられるリスクと回避策

その事案を行う事で考えられるリスクは何か予め洗い出します。

洗い出すだけでなく回避策も一緒に付ける事でリスクを取らない道筋を明確化しておきます。

新しい事を始めるにはリスク付き物なので、失敗を恐れずにチャレンジすべきと思いますが、企業とういう組織ではそういって事を簡単にチャレンジはさせてくれません。

決裁者はリスクは取りたくない傾向なので、出来るだけリスクの無い形で申請する方が通りやすいので、リスクを明確化しておきましょう。

根回し

決裁者に対して予め「こんな事をしたいのですがどうでしょうかね?」など意見を予め聞いて反応をみておくと良いです。

いきなり稟議書を上げても「何それ美味しいの?」状態。いきなり稟議書を上げても難易度が高いので予め相談して意見を聞いておく事がオススメです。

いきなり上がる場合と予め相談していた内容での承認率は全く異なります。

可能な限り決裁者の耳に情報を入れておく。さらに意見も聞いておく事で決裁者も「あの事ね」ってなり決裁が通りやすくやります。

コレは媚びる事ではなく、仕事をスムーズに進めるためのコミュニケーションです。

想定される質問を5つ用意する

そして、最後に質問が来た時に即答できるように、予め想定して答えを用意しておきましょう。

決裁者のツッコミは具体的なメリットとリスクについてが多いです。

・想定される成果の信憑性
・トラブルになる要素

稟議書を疑って見られるのでツッコミに対して準備しておき「即答」することで、相手に安心感を与える事ができます。

この「即答」が肝心で即答することで安心感を与える事ができます。

以上が5つのポイントです。

全てやれば必ず通るわけじゃありませんが、コレをやるのと確実に通りやすくなります。

通りやすくなる事できっと仕事がスムーズに進むようになるはずです。

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